Udostępnianie akt

1. Archiwum UW udostępnia jednostkom organizacyjnym UW akta na podstawie karty udostępniania akt (rewersu).

2. Na każdą jednostkę archiwalną (teczkę) należy wypełnić jeden rewers.

3. Poszukiwania akt w Archiwum UW dokonuje wyłącznie pracownik Archiwum. Upoważniony do korzystania z akt pracownik UW kwituje wypożyczenia akt na drugiej stronie rewersu. Korzystanie z akt na miejscu może odbywać się tylko w obecności pracownika Archiwum UW. Korzystający z akt na miejscu zobowiązani są do wpisania się do księgi udostępniania akt.

4. Korzystający z akt ponosi odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. W przypadku niezwrócenia akt w terminie pracownik Archiwum UW upomina się o ich zwrot, a w razie nieskuteczności interwencji, zawiadamia o tym kierownika jednostki organizacyjnej UW, której wypożyczono akta.

5. W przypadku zaginięcia lub uszkodzenia akt pracownik Archiwum UW sporządza protokół w dwóch egzemplarzach, który podpisuje kierownik jednostki wypożyczającej akta. Jeden egzemplarz włącza się w miejsce zagubionych akt lub dołącza do uszkodzonych akt, drugi przechowuje się w specjalnej teczce w Archiwum UW. Odpowiednią informację umieszcza się także w spisie zdawczo-odbiorczym.

6. Poza upoważnionymi pracownikami UW do korzystania z akt na miejscu mają prawo:

• przedstawiciele organów administracji rządowej;
• przedstawiciele organów administracji samorządowej;
• pracownicy nauki;
• studenci;
• pracownicy organów statystycznych;
• publicyści;
• osoby fizyczne.

7. Udostępnienie akt osobom z zewnątrz następuje za zgodą dyrektora Archiwum UW lub osoby przezeń upoważnionej. W zasadzie materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia, „jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli” (ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. art. 17 pkt 1 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

8. Wypożyczenie akt na zewnątrz UW wymaga pisemnej zgody Rektora UW. Akta wydaje się jedynie za pokwitowaniem i odnotowuje się w osobnym rejestrze, prowadzonym w Archiwum UW.

9. Akta wypożycza się w całości w oryginalnej teczce. Niedozwolone jest wypożyczanie z danej teczki pojedynczych akt.

10. Ewidencja wypożyczeń przez jednostki organizacyjne UW prowadzona jest w kartotece wypożyczeń wedle nazw jednostek organizacyjnych UW.

11. W miejscu wypożyczonej teczki pracownik Archiwum UW umieszcza kartonowy zastawnik, zawierający następujące informacje: nazwa jednostki organizacyjnej, tytuł i sygnatura teczki, data wypożyczenia.

12. Przy zwrocie wypożyczonej teczki pracownik Archiwum UW, po sprawdzeniu kompletności zwracanych akt, umieszcza teczkę na regale, wyjmuje zastawnik, po czym odnotowuje datę zwrotu w kartotece wypożyczeń.